Quy trình tổ chức sự kiện như một chuyên gia

Quy trình tổ chức sự kiện như thế nào? Làm thế nào để tổ chức một cách hiệu quả. Sự kiện Việt Hà đồng hành cùng bạn giải đáp những vấn đề trên!

Trong những năm gần đây, dịch vụ tổ chức sự kiện trở thành một công cụ truyền thông cực kì hiệu quả.

Tuy đây không phải là một lĩnh vực quá mới mẻ, tuy nhiên vẫn có nhiều đơn vị còn chưa mường tượng được hết tổ chức sự kiện là gì?

Vì sao phải tổ chức sự kiện?

Cái lợi khi tổ chức sự kiện là gì?

Với vai trò là một đơn vị thường xuyên tham gia tổ chức các event lớn nhỏ, hãy để Việt Hà Event giúp bạn nắm rõ hơn thông tin về lĩnh vực này. Đồng thời biết quy trình tổ chức sự kiện như một chuyên gia nhé

1. Sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện có thể hiểu là những hoạt động có mục đích của con người. Sự kiện thường diễn ra tại một thời điểm, vào một thời gian nhất định, bao gồm những lĩnh vực khác nhau như: chính trị, xã hội, kinh tế, ngoại giao, …

Có những sự kiện mang tầm vĩ mô, trang trọng như World Cup, các cuộc thi quốc tế, … cũng có những sự kiên nhỏ như lễ khánh thành, lễ kỉ niệm thành lập, giới thiệu sản phẩm, …

Tổ chức sự kiện là việc thực hiện các hoạt động trong một sự kiện, thông qua các hình thức khác nhau như hội thảo, triển lãm, liên hoan …

Từ đó truyền tải những thông điệp, mục đích của người tổ chức sự kiện. Để tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi rất nhiều công sức, yêu cầu kế hoạch cụ thể.

2. Vai trò của tổ chức sự kiện

• Tổ chức sự kiện nhằm thu hút ảnh hưởng về mặt truyền thông.
• Nhằm quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp rộng rãi hơn
• Phát triển hình ảnh sản phẩm của doanh nghiệp, xây dựng thương hiệu doanh nghiệp
• Mục đích tổ chức cũng có thể là bán hàng, ra mắt sản phẩm
• Các sự kiện cộng đồng, mang ý nghĩa nhân văn cao cả
• Các sự kiện thể thao, góp phần thúc đẩy giao lưu văn hóa, chính trị
• Các sự kiện mang tính chất truyền thông của dân tộc. Khơi gợi tình thần đại đoàn kết dân tộc.
• Và nhiều vai trò, mục đích cao lớn khác nữa…

Một sự kiện của doanh nghiệp càng thu hút được nhiều người quan tâm, càng được nhận nhiều sự hậu thuẫn từ báo chí chắc chắn sẽ tạo tiếng tăm cho đơn vị tổ chức, hỗ trợ cho những hoạt động kinh doanh về sau. Ngược lại một sự kiện nhàm chán, ít người để ý sẽ đẩy tên tuổi thương hiệu đi xuống.

Chính vì vậy tưởng chừng như đơn giản, chỉ là những hoạt động nhằm đánh bóng tên tuổi, nhưng tổ chức sự kiện lại có vai trò cực kì quan trọng đối với mỗi nhà kinh doanh.

3. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như một chuyên gia

Như đã nói ở trên, có rất nhiều sự kiện khác nhau từ lớn đến nhỏ, nhưng dù thế nào đi nữa mỗi một hoạt động tổ chức sự kiện đều đi theo một quy trình nhất định. Để có thể tổ chức sự kiện như một chuyên gia cần đi theo các bước trong quy trình sau

– Giai đoạn tiền sự kiện

• Tìm hiểu những thông tin cơ bản về đơn vị tổ chức sự kiện, nguyện vọng, loại hình sự kiện …
• Lên ý tưởng chủ đề cho sự kiện. Tính toán các nhân tố tác động đến sự kiện như nhân sự, kinh phí, địa điểm, thời gian, các hoạt động xuyên suốt sự kiện, các phương án dự phòng khi có tình huống bất trắc…
• Chuẩn bị các dụng cụ vận chuyển, thi công lắp đặt, trang trí sự kiện
• Tạo các hiệu ứng truyền thông quảng bá sự kiện đến mọi người: băng rôn, áp phích, ….

– Giai đoạn diễn ra sự kiện

• Đón tiếp khách mời, khách tham dự. Tổ chức lễ khai mạc
• Điều hành, theo dõi xuyên suốt các diễn biến, hoạt động trong sự kiện
• Tổ chức thực hiện các hoạt động ăn uống, lưu trú và vận chuyển trong quá trình diễn ra sự kiện (nếu có)
• Thực hiện các phương án quảng bá truyền thông, thu hút nhiều người đến tham dự sự kiện
• Xác định rõ mục tiêu, đối tượng mà sự kiện cần hướng tới
• Chuẩn bị kĩ lưỡng đội ngũ hậu cần nhằm thực hiện các công việc sau cánh gà, lắp đặt thiết bị, âm thanh ánh sáng trong sự kiện

– Giai đoạn hậu sự kiện

• Vận chuyển thiết bị, đồ đạc trả lại cho đơn vị cung cấp. Dọn dẹp sạch sẽ khu vực tổ chức sự kiện
• Liên hệ thanh toán cho các nhà cung cấp trong sự kiện
• Tiếp tục quảng bá hình ảnh truyền thông trong sự kiện
• Chăm sóc khách hàng khi khách hàng có nhu cầu liên hệ
• Họp bàn, rút kinh nghiệm cho những hoạt động tổ chức sự kiện sau này.

4. Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Như đã nói, một sự kiện thành công mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho đơn vị nhận tổ chức sự kiện. Chính vì vậy phải có kế hoạch cụ thể, kĩ lưỡng để tránh những bất trắc có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện. Do đó cần lưu ý một số chi tiết nhỏ dưới đây để sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ

Tìm và ấn định địa điểm tổ chức phù hợp

Một địa điểm tổ chức phù hợp sẽ góp phần tạo thành công cho sự kiện. Sau khi đã xác định rõ nội dung và kế hoạch của sự kiện, cần nhanh chóng liên lạc những nhà hàng, khách sạn hay các trung tâm tổ chức sự kiện sớm nhất có thể để giành được chỗ đẹp

Làm việc đúng kế hoạch

một sự kiện thành công cần có một bản kế hoạch chi tiết cả về hoạt động lẫn thời gian. Mặt khác, người tổ chức sự kiện phải thường xuyên theo sát, hoàn thành công việc đúng thời hạn đảm bảo cho sự kiện được tổ chức hoàn hảo

Đề ra các phương án dự phòng

đôi khi trong quá trình tổ chức sự kiện chúng ta gặp phải những tình huống bất đắc dĩ. Chính lúc đó cần phải có phương án xử lí khôn khéo, phù hợp. Để làm được điều này phải có sự dự báo, dự phòng trước các tình huống có thể xảy ra. Như vậy dẫu cho có chuyện gì xấu nhất cũng có thể giải quyết kịp thời. không làm mất thời gian hay làm mất điểm trong người tham gia sự kiện

Chăm sóc khách hàng

sự kiện diễn ra đương nhiên phải có người được mời đến, và đó chính là khách hàng của chúng ta. Nên gọi điện xác nhận sự tham gia của khách mời, đồng thời có thư cảm ơn họ hậu chương trình. Điều nhỏ này nhưng cũng sẽ làm khách hàng hài lòng và chú ý nhiều hơn đến doanh nghiệp của bạn

Như vậy chúng tôi đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về quy trình tổ chức sự kiện như một chuyên gia. Nếu có bất kì vấn đề gì liên quan đến tổ chức sự kiện, đừng ngại liên hệ với chúng tôi tại https://tochucsukienhanoi.com.vn/ để được tư vấn nhé