9 bước tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Họp báo là một hình thức để đưa thông tin đến với khách hàng, thông qua kênh báo chí. Tổ chức họp báo tốt, đây sẽ là một công cụ tuyệt vời cho sự phát triển của doanh nghiệp.

• Bạn đang muốn giới thiệu một sản phẩm mới cho công ty của mình? 
• Công ty bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức họp báo?
• Bạn chưa biết cách tổ chức họp báo ra sao cho thật sự chuyên nghiệp?

Sự kiện Việt Hà sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình chuẩn tổ chức họp báo chuyên nghiệp. Từ đó giúp bạn và quý doanh nghiệp có thể tự tin quảng bá sản phẩm, dịch vụ.

 

 

Bước 1: Chuẩn bị nội dung họp báo

Bước đầu trong quy trình chuẩn tổ chức họp báo chuyên nghiệp, là nắm rõ được nội dung họp báo.

Nội dung là phần quan trọng dẫn đến sự thành công của sự kiện này.

Một số nội dung cơ bản bạn có thể chuẩn bị như sau:

Thông tin cơ bản về quý công ty

• Thế mạnh và kinh nghiệm hoạt động
• Thông tin về sản phẩm sắp sửa ra mắt của công ty 
• Những điểm sáng tạo, điểm mới mẻ của nó, đáp ứng rõ ràng các nhu cầu của thị trường

Nhìn chung, nội dung của buổi họp báo nhất định cần được chăm chút kỹ càng. Để dễ dàng thu hút được các nhà báo nói riêng và giới truyền thông nói chung tới tham dự và đưa tin cho quý doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định địa điểm tổ chức họp báo

Đây là bước rất quan trọng trong quy trình chuẩn tổ chức họp báo chuyên nghiệp. Địa điểm tổ chức họp báo cũng là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến sự thu hút của buổi họp báo. Để lựa chọn được địa điểm họp báo hợp lý, bạn cần để ý đến những yếu tố như sau:

• Địa điểm phải thuận tiện cho phần đông khách mời và các nhà báo tới tham dự. Bạn nên chọn địa điểm nằm ở trung tâm thành phố, có địa chỉ rõ ràng, dễ tìm kiếm. Dễ dàng di chuyển bằng cả xe máy và ô tô. 
• Nên cân nhắc chọn các địa điểm và kinh phí thuê sao cho phù hợp doanh nghiệp. Phù hợp với chính sản phẩm dịch vụ mà quý doanh nghiệp đang muốn giới thiệu.
  Địa điểm quá nhỏ hay quá rộng, đều không tốt. Bạn nên dự trù được số lượng khách mời và số kinh phí đang có để chọn địa điểm thật hợp lý nhé. 

Ngoài những yếu tố trên, không gian tại phòng tổ chức họp báo cũng rất đáng để bạn phải quan tâm. Yêu cầu chung là cần có đầy đủ ánh sáng. Các công cụ khác như máy chiếu, loa, micro, hay bàn ghế,… nhất định phải đáp ứng đủ với số lượng khách mời và các nhà báo. 

Bước 3: Xác định thời gian tổ chức họp báo

Thời gian tổ chức họp báo cũng rất quan trọng. Nên tránh tổ chức vào buổi tối, tránh các dịp nghỉ lễ, cuối tuần để khách mời và các nhà báo có thể sắp xếp thời gian tham gia.  

 

Bước 4: Chuẩn bị danh sách khách mời

Khách mời cũng là những nhân vật không thể thiếu trong buổi họp báo.

Có thể là các nhân vật nổi tiếng trong giới nhà báo, giới truyền thông, ca sĩ, khách hàng,… tùy theo tính chất từng buổi họp báo. Doanh nghiệp cần xem xét kinh phí và mục tiêu của họp báo để mời khách mời phù hợp. 

Bạn cần thiết kế các thiệp mời. Về hình thức nên phù hợp với tính chất của buổi họp báo hay các sản phẩm dịch vụ sắp ra mắt của quý doanh nghiệp. Về nội dung thì nên đầy đủ các thông tin cơ bản như thời gian và địa điểm tổ chức, các nội dung chính trong buổi họp báo, các thành phần tham dự. 

Vì tính chất quan trọng của khách mời, bạn nên gọi điện hay email để chốt lại trước khi buổi họp báo diễn ra nhé!

 

Bước 5: Chuẩn bị tài liệu họp báo

 

Bước này bạn cũng rất phải chú trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp. Bởi tài liệu này sẽ dùng để các khách mời, nhà báo đọc trong quá trình buổi họp báo được diễn ra. Bạn nên tập trung vào các thông tin cơ bản, điểm mạnh, điểm khác biệt của sản phẩm, dịch vụ sắp được tung ra, để thu hút được sự chú ý của mọi người.

Ngoài ra còn có các tài liệu khác dành cho người diễn thuyết, các tài liệu dùng trong truyền thông,… bạn cũng cần lưu ý nhé. Đây là những công cụ để buổi họp báo được diễn ra suôn sẻ và thành công.

 

Bước 6: Chuẩn bị người dẫn chương trình (MC)

Người dẫn chương trình có nhiệm vụ tiếp nối các phần của chương trình với nhau, để chương trình không bị gián đoạn trong khi diễn ra.

MC có thể là nam hoặc nữ, hoặc 1 nam 1 nữ. Bạn cần chọn MC với giọng nói rõ ràng, mạch lạc, không nói ngọng, không nói quá nhanh, để đảm bảo các khách mời và người tham gia hiểu được các phần mà chương trình đang diễn ra. Ngoài ra MC cần có tác phong chuyên nghiệp, phong thái tự tin, tạo cho khán phòng một không khí thoải mái, nhẹ nhàng. 

 

Sự kiện Việt Hà luôn sẵn sàng cung cấp các bạn MC đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của khách hàng. Sự kiện Việt Hà hiểu rằng thành công của một buổi họp báo phụ thuộc rất nhiều vào người dẫn chương trình. Nên mọi tư vấn của chúng tôi đều đứng trên góc nhìn phục vụ tốt nhất cho quý doanh nghiệp. 

 

Bước 7: Chuẩn bị bộ phận lễ tân

Lễ tân là bộ phận gửi lời chào mời đầu tiên cho khách mời và những người tham gia. Cần lựa chọn kỹ càng, không nên qua loa.

Lễ tân có thể có chức năng check-in, gửi tặng các món quà, hay logo nhỏ có tính chất truyền thông, tạo tinh thần cho người tham gia. 

Vì tính quan trọng của Lễ tân, sự kiện Việt Hà luôn sẵn sàng cung cấp đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp cho quý khách hàng, góp phần thành công cho các buổi họp báo. 

Bước 8: Tổ chức họp báo

Sau khi chuẩn bị xong 7 bước trên, thì bước này là khi buổi họp báo chính thức diễn ra. Hãy đảm bảo rằng buổi họp báo diễn ra đúng kịch bản, bám sát kế hoạch đưa ra. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chủ động trong các tình huống phát sinh. Cần xử lý nhanh chóng, gọn gàng nhất các sự cố diễn ra. Bởi lẽ trên thực tế hiếm có sự kiện nào không để lại những lỗi nhỏ. Tuy nhiên, cách thức xử lý mới quan trọng. Bạn nên dự trù các rủi ro này từ khâu chuẩn bị. Trong trường hợp xảy ra trên thực tế thì cả đội ngũ sẽ không bỡ ngỡ.

 

Bước 9: Công tác sau họp báo

Bước cuối cùng trong Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp là các công tác sau họp báo. Việc đầu tiên, bạn cần gửi lời cảm ơn tới các quý khách mời, và báo chí đã tham gia buổi họp báo.

Có thể tổ chức chụp ảnh, check in ngay tại sân khấu. Cuối cùng là dọn dẹp lại các công cụ đã chuẩn bị cho họp báo.

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã nắm được 9 bước trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp. Sự kiện Việt Hà rất vinh hạnh được đồng hành cùng quý khách hàng trong những buổi họp báo sắp tới!

Hãy truy cập và theo dõi tại https://tochucsukienhanoi.com.vn/ hàng ngày để tìm hiểu những thông tin hữu ích nhé